建立良好的成本概念对每个单位的主管来说都非常重要。无论大小，企业都应该经常给主管上这门课：成本概念和成本计算。虽然不是每个人都知道财务和会计，但只要主管有成本概念，否则就不配担任主管。以办公室内部管理为例，办公室资源可分为三类：
第一类:办公硬设备管理(物)
第二类：办公行政流程（事）
第三类：办公室人员管理（人）
如果行政经理或行政总监能够妥善管理这三种资源，那是理想的「安内」人才；相反，如果企业内部行政作业紊乱，不能和谐共处，更不用说控制得当，即使企业生意兴隆，恐怕也会时刻敲响警钟。
一、办公室硬设备管理
其实这里可以分为几个细节，包括：
1.办公室风水：财务状况：财务状况‧领导者的位置。只要是中国人，仔细考虑他们的座位是否错了，所以改变方向，随时提醒他们的地位和座位并不是一件坏事。
2.办公布置：动线设计‧采光‧色彩‧隔间‧家具‧配置‧线路‧水电‧浴室。不要轻视这些。每个员工在工作时间都会把这个环境当成家，所以给员工一个合适的空间是非常重要的，否则不会被大家羡慕Google办公室。现代办公空间和家具设计应该有人性化的概念。由专人设计的办公室自然会节约能源，没有压力，提高效率。
3.办公资产管理：设备‧文具‧计算机‧其他耗材。员工不珍惜设备和文具是正常的，需要控制。很多公司即使在铅笔上也会贴上专属人员的名条，对耗材的使用也有一定的规范。甚至影印都是由专人处理的，避免使用不当，当然可以节省很多浪费。
4.办公环保：空调：‧绿化‧人性设计‧禁烟‧禁食。我去了很多工厂的储藏室。许多员工的储物柜和抽屉都是私人用品。他们的食物和衣服都装满了橱柜。除非退休后从不整理，否则这些都是总务控制的问题。我们应该每隔一季清空一次，以免每个人都占用空间，因为空间=时间=成本。
5.办公趋势：虚拟办公趋势：虚拟办公‧远距教学‧视频会议。利用科技实施会议和沟通可以节省大量的交通和时间。
二、办公室行政流程
1.公文呈转：流程设计‧专人跟踪。现在实行无纸办公室和无纸办公室。e-filing系统，所有的纸作业早就应该成为过去式了。早期无纸化作业，可以完全节约资源。
2.档案管理：时限‧更新‧软件应用程序。过去的档案柜，未来的电子书流行，逐步规划办公空间的使用，大力纠正死角，明确规定档案保存期，避免档案「垃圾化」。
3.表格简化：标准化：‧简化。如果之前的三级审核可以改为个人负责单独管理，可能会节省很多流程时间，所以窗体要重新设计，少填一个网格就少了一分时间。
4.提高效率：电话‧会议。每个人都知道这部分应该简短，但除非电话有控制时间的装置，否则大多数人都会加班。更不用说会议了，公司员工和主管应该经常上一次「会议管理-如何成为成功的主席」学习短时间成功沟通。
5.成本概念：定期审查。这就需要财务部门的大力配合，每月向单位主管列出各单位的成本。单位主管要了解自己的成本和预算控制结果，作为绩效考核的依据。
三、办公室人员的管理
1.签到打卡：出勤管理。要做好出勤管理，无论工作时间长短，都要严格控制人员出入，特别是生产单位不能采取放任管理。出勤结果也应与月薪计算直接相关。记住，员工追求公平合理的待遇是我们关心的问题之一。
2.企业文化：打招呼·语言层次·习惯·电话礼貌·接待访客。培养良好的企业文化，可以充分利用行政资源，规范西方企业的伦理ethiccode还是值得效法的，一开始实施会显得生涩，形成文化后就能看到效果。
3.员工培训：正式/非正式沟通·协调。通过良好的员工培训，团队的同构性可以得到改善，沟通顺畅，知识带来新的思想创新，所以这部分资金不能节省，应该从上到下彻底学习。
4.压力舒缓：中场休息：·健康练习。良好的办公环境不是为了制造压力，而是为了鼓励向上，所以我们需要思考如何为员工解决困难。只有一个良好而无忧无虑的环境才能让员工全力以赴。
